Index / R.2 — Rechtliches
Datenschutzerklärung
Datenschutz im Verein nach der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) — Informationen über die datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen beim Umgang mit personenbezogenen Daten in der Vereinsarbeit.
Hinweis: Die Höllenzunft Kirchzarten e.V. verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der nachfolgend dargestellten datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen. Grundlage ist die Handreichung „Datenschutz im Verein nach der DS-GVO" des Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, die hier in Auszügen wiedergegeben wird. Verantwortlicher im Sinne der DS-GVO ist die Höllenzunft Kirchzarten e.V., Hauptstr. 15, 79199 Kirchzarten, vertreten durch den Oberzunftmeister (oberzunftmeister@hoellenzunft.de).
1 · Rechtsgrundlagen für den Umgang mit personenbezogenen Daten
1.1 DS-GVO und BDSG-neu als Rechtsgrundlage
Ab dem 25. Mai 2018 wird die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) in Deutschland und in allen anderen Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltendes Recht. Die DS-GVO ist ab diesem Zeitpunkt unmittelbar anwendbar und verdrängt die bisher geltenden datenschutzrechtlichen Regelungen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten sind daher ab dem 25. Mai 2018 die DS-GVO (mitsamt ihren „Erwägungsgründen") und das BDSG-neu. Da die DS-GVO nicht mehr zwischen öffentlichen und nicht-öffentlichen Stellen unterscheidet, gelten für Vereine grundsätzlich sämtliche Vorschriften der DS-GVO.
1.2 Begriffsbestimmungen
Personenbezogene Daten sind nicht nur die zur unmittelbaren Identifizierung einer natürlichen Person erforderlichen Angaben, wie etwa Name, Anschrift und Geburtsdatum, sondern darüber hinaus alle Informationen, die sich auf eine in sonstiger Weise identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DS-GVO) — beispielsweise Familienstand, Beruf, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Mitgliedschaft in Organisationen oder das Datum des Vereinsbeitritts. Dies gilt für Informationen jeglicher Art, also für Schrift-, Bild- oder Tonaufnahmen.
Statt einer Unterteilung in Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung wird in der DS-GVO einheitlich der Begriff Verarbeitung verwendet — jeder Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten vom Erheben bis zum Vernichten (Art. 4 Nr. 2 DS-GVO).
1.3 Rechtmäßigkeit der Verarbeitung
Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich nach Art. 6 Abs. 1 DS-GVO. Als Rechtsgrundlagen kommen insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b) und lit. f) DS-GVO in Betracht. Die Mitgliedschaft in einem Verein ist als Vertragsverhältnis zwischen den Mitgliedern und dem Verein anzusehen, dessen Inhalt im Wesentlichen durch die Vereinssatzung und sie ergänzende Regelungen vorgegeben wird.
Erfolgt eine Erhebung personenbezogener Daten direkt bei der betroffenen Person, so hat der Verein aus Gründen der Transparenz eine entsprechende Unterrichtung vorzunehmen (Art. 13 Abs. 1 und 2 DS-GVO). Den Verein trifft zudem die Pflicht, die Grundzüge der Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung schriftlich festzulegen — etwa in einer Datenschutzordnung. Eine Einwilligung ist nur erforderlich, soweit der Verein in weitergehendem Maße personenbezogene Daten verarbeitet, als er aufgrund gesetzlicher Erlaubnis befugt ist.
2 · Erhebung personenbezogener Daten durch den Verein
2.1 Erhebung von Daten der Vereinsmitglieder
Ein Verein darf beim Vereinsbeitritt und während der Vereinsmitgliedschaft nur solche Daten von Mitgliedern erheben, die für die Begründung und Durchführung des durch den Beitritt zustande gekommenen rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses erforderlich sind (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO) — etwa Name, Anschrift, in der Regel auch das Geburtsdatum sowie die Bankverbindung. Für andere Zwecke dürfen Mitgliederdaten nur ausnahmsweise verwendet werden, sofern keine schutzwürdigen Interessen der Mitglieder entgegenstehen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO).
2.2 Erhebung von Daten Dritter
Der Verein kann Daten von anderen Personen als von Vereinsmitgliedern (z. B. Gäste, Besucher, Teilnehmer an Veranstaltungen) erheben, soweit dies zur Wahrnehmung berechtigter Interessen des Vereins erforderlich ist und nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO).
2.3 Hinweispflicht bei Datenerhebung
Bei der Gestaltung von Erhebungsbögen und Formularen ist die Hinweispflicht des Art. 13 DS-GVO zu beachten: Vereinsmitglieder sind darauf aufmerksam zu machen, welche Angaben für die Mitgliederverwaltung und welche für die Verfolgung des Vereinszwecks bestimmt sind.
3 · Speicherung personenbezogener Daten
3.1 Sicherheit personenbezogener Daten
Nach Art. 32 DS-GVO sind bei der Verarbeitung personenbezogener Daten geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Diese Maßnahmen sollte der Verein — unabhängig von gesetzlichen Vorgaben — bereits aus eigenem Interesse umsetzen, etwa durch passwortgeschützte Nutzer-Accounts und eine Verschlüsselung der Mitgliederdaten.
3.2 Datenverarbeitung im Auftrag
Der Verein darf nur Auftragsverarbeiter einsetzen, die eine hinreichende Garantie für eine datenschutzkonforme Datenverarbeitung gewährleisten (Art. 28 Abs. 1 DS-GVO). Die Auftragsverarbeitung darf nur auf der Grundlage eines bindenden Vertrages erfolgen. Der Verantwortliche bleibt grundsätzlich für jedwede Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich (Art. 24, Art. 4 Nrn. 2, 7 und 8 DS-GVO).
4 · Nutzung von personenbezogenen Daten
4.1 Nutzung von Mitgliederdaten
Für den Umgang mit Mitgliederdaten gilt, dass jeder Funktionsträger nur die für die Erfüllung seiner Aufgaben erforderlichen Mitgliederdaten kennen, verarbeiten oder nutzen darf. Die Daten dürfen grundsätzlich nur zur Verfolgung des Vereinszwecks bzw. zur Betreuung und Verwaltung von Mitgliedern genutzt werden (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO).
4.3 Nutzung der Daten des Vereins für Spendenaufrufe und Werbung
Die Daten seiner Vereinsmitglieder darf der Verein nur für Spendenaufrufe und für Werbung zur Erreichung der eigenen Ziele nutzen. Die Nutzung von Mitgliederdaten für die Werbung Dritter ist ohne Einwilligung der Mitglieder grundsätzlich nicht zulässig. Die von der Werbung betroffene Person hat ein jederzeitiges Widerspruchsrecht (Art. 21 Abs. 2 DS-GVO), auf das ausdrücklich hinzuweisen ist.
5 · Verarbeitung personenbezogener Daten, insbesondere Übermittlung an Dritte
5.1 Datenübermittlung an Vereinsmitglieder
Bei den Vereinsmitgliedern handelt es sich im Verhältnis zum Verein um Dritte. Vereinsmitglieder dürfen nicht einfach auf die Daten der anderen Mitglieder zugreifen — vielmehr müssen die rechtlichen Voraussetzungen für die Zulässigkeit einer Übermittlung vorliegen.
5.4 Datenübermittlung an Dachverbände und andere Vereine
Personenbezogene Daten der eigenen Mitglieder dürfen an andere Vereine im Rahmen der Erforderlichkeit nur übermittelt werden, soweit diese dort benötigt werden, um die Vereinsziele des übermittelnden Vereins oder die Ziele des anderen Vereins zu verwirklichen, und sofern keine Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) und lit. f) DS-GVO).
5.5 Datenübermittlung an Sponsoren und Firmen zu Werbezwecken
Die Bekanntgabe von Mitgliederdaten für Werbezwecke ist in der Regel vom Vereinszweck nicht gedeckt. Der Verein darf personenbezogene Daten der Mitglieder für Werbezwecke nur übermitteln, wenn diese darin eingewilligt haben oder berechtigte Interessen vorliegen und keine Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der Mitglieder überwiegen.
5.6 Veröffentlichungen im Internet
Die Veröffentlichung von personenbezogenen Daten im Internet ohne Passwortschutz stellt datenschutzrechtlich eine Übermittlung dieser Daten an Jedermann dar und ist grundsätzlich unzulässig, wenn sich der Betroffene nicht ausdrücklich damit einverstanden erklärt hat. Funktionsträger eines Vereins dürfen allerdings auch ohne ausdrückliche Einwilligung mit ihrer „dienstlichen" Erreichbarkeit auf der Homepage des Vereins eingestellt werden.
5.9 Übermittlung für Zwecke der Wahlwerbung
Die Übermittlung von Mitgliederdaten an politische Parteien oder Kandidaten für Zwecke der Wahlwerbung ist ohne schriftliche Einwilligung der Betroffenen unzulässig.
6 · Recht auf Löschung und Einschränkung personenbezogener Daten
Das Recht auf Löschung richtet sich nach Art. 17 Abs. 1 DS-GVO. Danach sind personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern sie für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, die betroffene Person ihre Einwilligung widerruft oder Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegt, die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden oder die Löschung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist.
Der Verein hat die Möglichkeit, ein Vereinsarchiv zu führen und dort auch Vorgänge mit personenbezogenen Daten, die für eine aktive Nutzung nicht mehr benötigt werden, aufzubewahren. Dabei sollte sichergestellt sein, dass nur ein sehr kleiner zuverlässiger Personenkreis Zugang hat. Unterlagen, die nicht mehr benötigt werden, sind so zu entsorgen, dass Dritte keine Kenntnis von den darin enthaltenen personenbezogenen Daten erlangen können.
7 · Organisatorisches
7.1 Benennung eines Datenschutzbeauftragten
Der Verein hat einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, wenn dessen Kerntätigkeit in der Durchführung von Verarbeitungsvorgängen besteht, welche aufgrund ihrer Art, ihres Umfangs oder ihrer Zwecke eine umfangreiche regelmäßige und systematische Überwachung der betroffenen Person erforderlich macht (Art. 37 Abs. 1 lit. b) und c) DS-GVO). Die Verarbeitung personenbezogener Daten als primärer Geschäftszweck dürfte jedoch bei Vereinen in der Regel nicht der Fall sein.
Kontakt & Beschwerderecht
Fragen zum Datenschutz bei der Höllenzunft Kirchzarten e.V. richten Sie bitte an oberzunftmeister@hoellenzunft.de. Betroffene Personen haben darüber hinaus ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-WürttembergKönigstraße 10a · 70173 Stuttgart
Telefon 0711/615541-0 · poststelle@lfdi.bwl.de